Idealnya, setiap perusahaan harus memiliki meeting room (ruang pertemuan) yang digunakan untuk meeting, baik dengan klien maupun karyawan. Namun karena adanya keterbatasan ruangan membuat beberapa perusahaan terpaksa melakukan meeting di luar. Untungnya, sekarang banyak sekali tempat meeting di Jakarta, yang memberikan fasilitas super lengkap dan lokasinya berada di pusat kota seperti Menara Danareksa, misalnya.
Gimana, apakah kamu berencana untuk melakukan meeting di luar perusahaan? Jika ya, perhatikan dahulu beberapa hal ini ketika menyewanya, ya!
Lokasi
Pastikan memilih meeting room yang lokasinya berada di tempat yang strategis atau dekat dengan kawasan perkantoran. Tak hanya itu, pastikan pula lokasinya bisa dijangkau dengan transportasi umum. Misalnya, kereta api, bus, dan lainnya. Tujuannya adalah supaya karyawan maupun klien yang datang ke meeting tersebut lebih mudah mengakses lokasinya.
Selain itu, lokasi yang strategis juga dapat mempermudah klien yang berasal dari luar kota untuk menjangkau lokasinya. Paling penting, pilihlah lokasi yang jauh dari kemacetan supaya dapat meminimalisir terjadinya keterlambatan ketika meeting, ya.
Fasilitas
Selain lokasi, wajib pula untuk mengecek apa saja fasilitas yang ditawarkan oleh pihak penyedia atau penyewa. Semakin lengkap fasilitas yang diberikan tentu akan semakin memudahkanmu ketika melakukan meeting, entah itu bersama klien maupun karyawan. Kamu juga tidak perlu lagi membawa barang-barang yang dibutuhkan saat meeting berlangsung.
Adapun beberapa fasilitasnya yang harus ada seperti WiFi, sound system, whiteboard, proyektor, waiting room, toilet bersih, kantin, ruang terbuka, dan lainnya. Bukan cuma itu, kamu pun wajib untuk mencari tahu apakah perlengkapan listriknya memadai untuk menghindari supaya tidak terjadi pemadaman listrik secara tiba-tiba ketika meeting.
Harga
Pilihlah meeting room yang harganya memang masuk dalam budget yang sudah kamu siapkan. Atau, kalau mau, carilah tempat sewa yang menyediakan paket yang bisa kamu pilih terlebih dahulu. Mana tau, harga paketnya lebih murah dibanding menyewanya terpisah.
Namun, tetap pastikan apakah ada tambahan biaya kalau menyewa melebihi batas waktu yang sudah ditentukan. Jangan sampai nanti kamu malah sampai cekcok dengan pihak penyewa karena waktunya yang tidak sesuai.
Keamanan
Di samping semua fasilitas yang diberikan oleh pihak penyewa, kamu tetap harus memilih tempat yang keamanannya terjamin. Semisal ada security di pos penjagaan, meeting room dilengkapi dengan kartu akses atau sidik jari, ruangan yang kedap suara, dan lainnya.
Dengan keamanan yang tinggi tentu akan merasa tenang, aman, dan nyaman ketika melakukan meeting di tempat tersebut. Selain itu, pada saat meeting juga tidak akan ada orang lain yang bisa mendengar maupun masuk ke dalam karena sudah dilengkapi dengan sidik jari dan ruangannya kedap suara.
Lebih dari itu, kamu harus menghitung berapa jumlah peserta yang akan mengikuti meeting. Semakin banyak peserta tentu membutuhkan ruangan yang lebih besar. Jadi, jangan sampai pilih, ya!
Sama halnya dengan menyewa meeting room, ketika memilih venue wedding untuk pernikahan pun perlu mempertimbangkan dan memerhatikan semua detailnya dengan teliti supaya bisa terwujud pernikahan impian yang sudah lama diidamkan. Semoga bermanfaat!