Penataan arsip atau dokumen perusahaan bukan hanya bertujuan untuk merapikan dan mempermudah pencarian dokumen. Lebih dari itu, aktivitas ini juga dapat membantu perusahaan untuk mengurangi biaya, menghemat ruang penyimpanan, melindungi dokumen dari pencurian, hingga memenuhi kepatuhan regulasi negara.
Tidak heran, banyak perusahaan yang menggunakan jasa pengarsipan seperti CRM untuk membantu mereka mendapatkan itu semua. Namun bila Anda ingin melakukannya seorang diri, berikut adalah tips mengarsipkan dokumen yang perlu Anda ketahui:
- Perhatikan lokasi penempatan dokumen. Tips pertama ialah memerhatikan lokasi penempatan dokumen. Bila Anda mengarsipkan dokumen di salah satu ruang atau gedung perusahaan, pastikan bahwa spot tersebut memiliki sistem yang memudahkan pencarian atau akses dokumen untuk Anda maupun pekerja.
- Jangan lupa memberi label. Tips mengarsipkan dokumen berikutnya ialah tidak melupakan pelabelan dokumen. Hal yang tampak sepele ini punya manfaat besar apabila akan mencakupi banyak objek – dalam hal ini adalah dokumen yang akan diarsipkan. Untuk itu, janganlah lupa memberi label pada setiap dokumen agar proses penyimpanan dan pencarian menjadi jauh lebih mudah.
- Boleh menambahkan tanggal kedaluwarsa. Setiap dokumen penting perusahaan – seperti kwitansi, slip gaji, laporan keuangan, dan sebagainya – wajib disimpan selama beberapa waktu untuk memenuhi kepatuhan atau bukti bila dibutuhkan di kemudian hari. Hanya saja, semua dokumen ini memiliki masa kedaluwarsa atau habis waktu. Agar proses pemusnahan dokumen kedaluwarsa semakin mudah, Anda juga dapat menambahkan label tanggal kedaluwarsa ketika melakukan pengarsipan dokumen.
- Lindungi dokumen kertas dari kerusakan. Berhubung pengarsipan ‘hanya’ memakai sistem yang ada di lokasi kantor, Anda perlu menambahkan pengaman manual agar dokumen tidak mudah rusak dimakan oleh waktu. Salah satu trik untuk melindungi dokumen ini bisa Anda lakukan dengan menempatkan tiap-tiap bundle dokumen dalam sebuah plastik. Setelah itu, lipatlah plastik kemudian atur berdasarkan label kategori.
- Pertimbangkan brankas. Ada berapa banyak dokumen penting perusahaan yang harus Anda simpan sendiri? Jika jumlahnya tida melebihi sebuah brankas uang, Anda mungkin dapat mempertimbangkan untuk menggunakan benda ini alih-alih memakai satu ruangan penuh. Pasalnya, brankas uang memiliki sistem keamanan dan ketahanan yang relatif bagus. Sehingga, risiko seperti kerusakan atau pencurian dokumen dapat diminimalisir.
Demikianlah ulasan mengenai beberapa tips mengarsipkan dokumen sendiri di kantor. Semoga bermanfaat!